Comment concevoir un document Word accessible ? – GAAD 2023

Nous sommes toutes et tous amenés à produire et partager des documents Word régulièrement.

Mais ces documents sont-ils toujours accessibles aux personnes handicapées ?

Découvrez quelques bonnes pratiques simples pour concevoir des documents Word plus accessibles.

Ce webinaire a été réalisé le 17 mai 2023 sur Teams.

Le support de présentation du webinaire est disponible en téléchargement (.pptx, 4,54Mo)

Vidéo YouTube du webinaire

Transcription textuelle de la vidéo

Jennifer Bodet :
— Bonjour à toutes et à tous. Bienvenue sur ce second webinaire sur comment concevoir un document Word accessible.

Pour ceux qui nous auraient rejoints sur ce webinaire, je reprécise que le webinaire sera sous-titré en direct, vous pouvez afficher les sous-titres via ideance.net/velotypie, on va vous remettre également le lien dans la conversation.

Le webinaire est également interprété en langue des signes par Nola et Angèle. Elles ont été mises en avant, vous devez les voir un peu plus grandes que les autres. Si besoin, vous pouvez encore les agrandir en faisant un clic droit sur la vidéo et en les définissant comme « signeurs ».

Petite subtilité, sur la version de Teams en ligne, vous ne pourrez pas le faire et il est possible qu’il y ait des petits soucis de partage d’écran qui saute de temps en temps, donc, s’il y a le moindre problème, n’hésitez pas à nous le dire sur le chat et on fera le nécessaire.

Et enfin, ce webinaire sera enregistré afin de pouvoir vous partager le replay dans notre blog d’ici quelques jours.

Donc, je rappelle rapidement que ces webinaires sont organisés dans le cadre du GAAD, Global Accessibility Awareness Day, la Journée mondiale de sensibilisation à l’accessibilité numérique, qui se tient le 18, donc demain, mais étant férié jeudi, on a préféré organiser cette série de webinaires aujourd’hui.

On a organisé quatre webinaires avec Ideance, qui est donc un cabinet de conseil, de formation, d’audit et d’expertise en accessibilité numérique, on accompagne aussi bien des entreprises privées que des organismes publics ou des associations dans la mise en accessibilité de leurs différents services numériques.

Je me présente, je suis Jennifer Bodet, je suis consultante en accessibilité numérique chez Ideance depuis deux ans. Ça fait trois ans que je me suis spécialisée en accessibilité. Avant de me spécialiser en accessibilité, j’étais cheffe de projet Web pendant quinze ans et, aujourd’hui, je suis accompagnée de Jules Alexiu qui sera mon modérateur, qui est également consultant expert accessibilité numérique au sein d’Ideance.

Donc, avant de commencer à rentrer dans le vif du sujet, je vais faire un petit rappel sur ce qu’est l’accessibilité numérique, très rapidement.

L’accessibilité numérique, c’est quoi ?

L’accessibilité numérique, c’est le fait de rendre possible l’accès, y compris à l’information, aux contenus, mais également à toutes les fonctionnalités numériques aux personnes en situation de handicap.

Donc, il y a bien ce double sens, c’est-à-dire que, souvent, on a en tête l’information, c’est-à-dire rendre l’information accessible, le contenu accessible, mais il faut bien également avoir en tête les fonctionnalités et, donc, le fait que les personnes, que tout le monde puisse utiliser également le support ou le service numérique que vous proposez.

Donc, dans le numérique, il y a différentes choses, on pense évidemment tout de suite aux sites Web, aux intranets, aux extranets, à tout ce qui passe par le Web, mais il y a également tout ce qui peut être applications mobiles, emails, logiciels et tout ce qui va être documents bureautiques, le sujet d’aujourd’hui.

Donc, on fait bien l’accessibilité numérique pour les personnes en situation de handicap puisque, pour certaines personnes, l’accessibilité va être une nécessité. Ça peut être un confort pour tous, mais c’est une nécessité pour certaines personnes en situation de handicap. Ces personnes peuvent avoir différents types de déficiences, différents handicaps, ça peut être des déficiences motrices, visuelles, auditives, cognitives et psychiques, mentales et également toutes les maladies invalidantes qui entraînent différentes déficiences.

Je sais qu’il y a une grande partie d’entre vous qui vont participer à plusieurs webinaires, donc, je ne vais pas rentrer dans le détail puisque Johan a déjà bien détaillé les choses.

Il faut avoir en tête que ces personnes vont avoir différents besoins en fonction de leur déficience, elles peuvent avoir besoin de naviguer uniquement au clavier ou avec des contacteurs qui vont simuler la navigation clavier, elles vont peut-être avoir besoin de grossir ou réduire la taille des textes, adapter les couleurs, les typographies, utiliser une synthèse ou un lecteur vocal, un lecteur d’écran relié à cette synthèse ou à une plage braille. Il y a une multitude de besoins et d’outils d’assistance qui permettent de pallier ces besoins.

Pourquoi on travaille l’accessibilité ?

Tout simplement parce que, c’est ce que j’expliquais, pour certaines personnes, c’est une nécessité, mais c’est également un droit fondamental pour ces personnes, ça permet de leur garantir l’utilisation correcte de tous les outils numériques, de ne pas les discriminer, d’éviter les inégalités. C’est vraiment important.

Et également de respecter aussi l’obligation légale des organismes publics, mais également d’une grande partie des organismes privés ayant un chiffre d’affaires de plus de 250 millions d’euros par an, comme l’a évoqué Johan.

Donc, pour garantir l’accessibilité aux personnes handicapées, on va suivre un certain nombre de règles et de bonnes pratiques, des fois très détaillées, notamment avec le RGAA, pour tout ce qui va être plutôt Web. Le RGAA, c’est le Référentiel Général d’Amélioration d’Accessibilité. Ça peut être des règles ou des bonnes pratiques permettant de garantir une bonne accessibilité à toutes et à tous.

Concevoir un document Word accessible, quelles bonnes pratiques ?

Donc, aujourd’hui, je vais vous présenter quelques bonnes pratiques qui vont vous permettre de concevoir un document Word accessible.
Je dis bien « quelques bonnes pratiques » puisqu’on n’a qu’une heure ce matin, donc, je ne pourrai pas toutes les aborder. J’ai essayé de sélectionner celles qui me paraissent les plus importantes.
Donc, si vous arrivez déjà à suivre… Je vais en aborder une dizaine. On va dire que… cette dizaine de bonnes pratiques, vous êtes déjà en très bonne voie d’avoir un document Word accessible, et par la même occasion, d’avoir un document PDF, si vous transformez votre document Word en PDF, également accessible. On verra ça en fin de webinaire.

1. Être vigilant avec les contrastes de couleurs

Donc, la première bonne pratique, c’est d’être vigilant vraiment avec les contrastes de couleurs. Certaines personnes malvoyantes qui pourraient avoir des difficultés de perception de couleurs, comme par exemple les personnes daltoniennes ou achromates, vont avoir besoin d’un certain contraste entre la couleur, notamment des textes et des fonds, ou la couleur de certains éléments porteurs d’informations, des images ou des icônes porteuses d’informations, qui doivent être suffisamment contrastées avec leur fond.

[Présentation de deux mises en forme graphiques d’un même document. À gauche, une version proposant des contrastes insuffisants. À droite, une version proposant des contrastes suffisants.]

Typiquement, sur cet exemple, ici, je vous donne deux mises en forme graphiques. L’idée, c’est d’avoir en tête toujours que ce sont des couples de couleurs, même si vous avez une charte graphique bien précise à suivre, vous pouvez très bien suivre la charte, la plupart du temps, en associant les couleurs de façon différente.
Typiquement, dans l’exemple de gauche, on a du blanc sur jaune qui ne sera pas du tout accessible, le contraste n’est pas du tout suffisant, également ici un texte en jaune sur blanc… Ici, un autre texte par exemple en bleu assez clair sur un fond bleu clair également. Donc, ces contrastes-là ne seront pas suffisants.
À droite, vous avez la même mise en page avec des associations de couleurs différentes. On garde toujours le jaune, on garde toujours ce bleu, simplement, on va les associer avec d’autres couleurs potentiellement qui font aussi partie de la charte mais qui seront, du coup, suffisamment contrastées, ici par exemple remplacer le blanc par le gris. Ici, peut-être plutôt mettre une touche de jaune pour garder quand même l’idée de la charte, mais plutôt en décoratif sur le côté et mettre le texte en noir.

Comment faire pour contrôler que le contraste est suffisant ?

Il ne faut pas se fier à sa propre vision puisqu’on a tous une vision différente des couleurs.
On vous conseille plutôt d’utiliser des outils. Il en existe plein, différents, que vous pouvez retrouver dans les ressources qui se trouvent sur le site d’Ideance. Je vais laisser Jules vous mettre le lien dans le chat.

Analyseur de contraste de couleurs (CCA)

[Présentation de l’interface de CCA.]

Moi, j’en ai sélectionné un qui me paraît le plus simple et pratique puisqu’il a une pipette, ici, qu’on peut utiliser, qui vous permet d’aller chercher des couleurs très précises, mais vous pouvez également, via l’outil palette de couleurs de Word, récupérer également les codes couleur que vous pouvez intégrer dans cet outil, qui vous permet, du coup, de contrôler le contraste entre deux couleurs. Vous avez ici, du coup, un ratio de contraste qui est calculé, ça se calcule en fonction de la luminosité des pixels… C’est un peu compliqué, il y a des chiffres, des rapports minimums à retenir.
L’avantage de ces outils, c’est qu’on vous traduit, vous n’avez pas forcément ces chiffres à retenir, il suffit de contrôler le résultat ici.
On vous indique au final les deux paragraphes qui sont importants pour vous, ça va être le contraste minimum des textes et le contraste minimum des éléments graphiques dans la version AA.
C’est un rappel aux normes internationales WCAG, c’est ce qui correspond au référentiel français également. Le AAA ici est un contraste vraiment encore supérieur, que vous pouvez également suivre, mais ce n’est pas une obligation.
Ici, en tout cas, les outils vous traduisent tout de suite si le contraste est suffisant ou non.

[Présentation de deux captures de l’interface avec, à gauche le test du blanc sur jaune et à droite le test du bleu-gris sur jaune.]

Donc, là, on voit bien que le blanc sur jaune, le contraste n’est pas suffisant, on vous dit que c’est un échec, quelle que soit la taille de votre texte et quel que soit votre élément graphique.
Contrairement à la gauche, [à droite] on a fait le test avec notre bleu-gris sur le même jaune. On a ici un ratio, un rapport beaucoup plus important et l’outil va vous traduire le fait que c’est conforme dans les deux cas, quelle que soit ici la taille de votre texte ou quel que soit l’élément graphique.

Également, Jules va vous mettre le lien vers la page pour télécharger cet outil. C’est un petit outil qui s’installe sur la machine. Il y a d’autres outils qui existent en ligne, si vous n’avez pas la possibilité d’installer des logiciels sur votre ordinateur.

Contrast Finder

Un autre outil qui peut également vous servir, qui vous permet déjà de calculer ce contraste, mais également de peut-être vous donner, vous proposer d’autres couleurs assez proches de la couleur initiale et suffisamment contrastées, donc, ça, c’est bien aussi quand vous êtes en train de travailler sur votre document, ce qui vous permettra peut-être plus facilement de trouver des couples de couleurs suffisamment contrastées.

2. Ne pas employer les couleurs comme unique vecteur d’information

Deuxième bonne pratique, il s’agit de ne pas employer la couleur comme unique vecteur d’information.

[Présentation d’un graphique sous forme de camembert avec un pourcentage écrit sur chaque portion du camembert. chaque portion est dans une couleur différente. Une légende sous le camembert donne pour chaque couleur ce à quoi correspond le pourcentage.]

J’ai pris un exemple, un camembert, un graphique, puisque c’est souvent sur ce type d’élément graphique ou d’image qu’on retrouve cette problématique.
Sur ce graphique, vous pouvez voir que la légende qui permet de comprendre les chiffres n’est transmise que par la couleur, ce qui peut potentiellement poser des problèmes de compréhension pour les personnes qui vont avoir certains types de malvoyance.

[Présentation du même graphique avec, à gauche la vision d’une personne daltonienne (en niveaux de verts), à droite la vision d’une personne achromate (en niveaux de gris).]

À gauche, on a simulé un type de daltonisme. À droite, une personne qui serait plutôt atteinte… Qui serait achromate, c’est-à-dire qui ne voit qu’en niveaux de gris.
Vous voyez tout de suite que la légende est, du coup, totalement incompréhensible. On n’arrive pas à comprendre, à détecter quel pourcentage correspond à quelle légende.

[Présentation d’un autre camembert avec pour chaque portion, un filet pointant vers le pourcentage et ce à quoi il correspond.]

Donc la bonne pratique, ici, est plutôt de ne pas utiliser la couleur comme vecteur d’information. Ça ne vous empêche absolument pas d’utiliser des couleurs dans votre graphique. Simplement, ces couleurs ne doivent pas passer les informations.

3. Ne pas justifier les textes

Troisième bonne pratique : on vous conseille de ne pas justifier les textes. C’est-à-dire le fait que le texte soit aligné à gauche et à droite.

[Présentation d’un texte de plusieurs lignes justifié dans lequel plusieurs grands espaces sont présents entre certains mots. Des flèches sont placées verticalement dans ces espaces formés.]

Parce que ça peut créer ce qu’on appelle des « rivières de blancs », matérialisées ici par les flèches, qui vont gêner la lecture pour des personnes qui ont déjà des difficultés, par exemple comme les personnes dyslexiques, qui très souvent ont du mal à suivre une ligne du début à la fin et vont avoir tendance à sauter d’une ligne à une autre.
Ces rivières de blancs vont accentuer ces difficultés, d’où le fait qu’on ne vous préconise pas de justifier les textes mais plutôt de les aligner à gauche.

Autre difficulté qui pourrait être provoquée par le fait de justifier, c’est que certains mots peuvent se retrouver scindés en deux avec un trait d’union, et ça peut poser des difficultés notamment pour les lecteurs d’écran puisque ces mots pourraient être mal restitués par les synthèses vocales notamment.

[Présentation d’un texte aligné à gauche. les lignes ne sont pas toutes de la même longueur.]

À contrario, un texte aligné à gauche permet de créer un effet d’escalier ici, à droite, ce qui va donner des repères plus importants aux personnes, de façon à suivre une ligne du début à la fin.

4. Accentuer les lettres en majuscules

Quatrième bonne pratique : pensez à accentuer les lettres majuscules.
Dans certaines typographies, les accents sur les majuscules n’existent pas du tout. Et c’est vrai que, en fonction des configurations, sans qu’on y prête attention, on peut oublier les accents sur les majuscules.
C’est important de les conserver puisque ça peut changer notamment la prononciation et le sens du mot du tout au tout.

Typiquement, dans l’exemple que je vous donne, « marche tous les dimanches » et « marché tous les dimanches » n’ont pas du tout le même sens. Donc, forcément, il peut y avoir des difficultés, ou en tout cas, ces mots, ces phrases peuvent être mal restitués également par les lecteurs.

Donc, je vous donne ici quelques petits raccourcis claviers que vous pouvez utiliser si vous avez un clavier numérique.
Le raccourci, c’est la touche alt + un certain chiffre qui vous permet de taper les lettres majuscules accentuées. Je vous ai donné ici les plus connus :

• le É accent aigu [alt + 144]
• le À accent grave [alt + 183]
• et le Ç cédille [alt + 128]

Ce sont des choses que vous pouvez retrouver sur Internet, vous pouvez aussi utiliser le clavier numérique de Windows pour afficher les majuscules.

Autre technique ou astuce : dans Word, il existe une configuration que vous pouvez mettre en place qui va déjà potentiellement vous aider à repérer les erreurs, qui va noter les erreurs pour les majuscules pour lesquelles il pourrait y avoir des accents oubliés, et qui peut vous corriger de façon automatique les majuscules.
Pour ça, vous pouvez aller dans « Fichier », « Options », « Vérification ».
Quand vous cliquez sur « Options », ça vous ouvre une petite modale, vous cliquez sur « Vérification » et ici, il faut bien décocher le fait d’ignorer les mots en majuscule de façon à ce qu’il y ait une correction orthographique sur ces mots, et le fait d’accentuer les majuscules en français.
Il faut bien décocher « Ignorer les mots en majuscule » et cocher « Majuscules accentuées en français ».

5. Utiliser les styles pour définir les titres du document

Cinquième bonne pratique : Le fait d’utiliser les styles pour définir les titres du document.
C’est important pour plusieurs choses. Déjà, ça va structurer la hiérarchie de votre contenu dans le document, mais également, les titres sont importants notamment pour la navigation au sein du document pour une personne qui, potentiellement, va utiliser, par exemple, un lecteur. Les personnes qui utilisent un lecteur, entre autres, peuvent utiliser des raccourcis pour se déplacer d’un titre à un autre, ou utiliser des fenêtres qui vont leur mettre en avant les différents titres, de façon à ce qu’elles puissent avoir une idée plus précise du contenu global du document et s’y déplacer plus facilement.

Alors, la fonctionnalité qui permet d’indiquer un titre comme tel, et donc de permettre à une personne qui utilise un lecteur de se déplacer d’un titre à un autre, ce sont les styles, les styles que l’on va retrouver dans l’onglet « Accueil », ici, dans la partie « Styles ».
Vous pouvez également utiliser les styles de façon un peu plus poussée en ouvrant le volet « Styles », ici, en cliquant sur la petite flèche à droite.
Et, donc, ce qui est important, c’est que les styles sont à choisir en fonction de leur sémantique et non pas de leur style graphique. Vous pouvez tout à fait modifier le style graphique des titres de façon indépendante de leur sémantique.

Par exemple, le titre principal du document doit être déclaré comme un titre. C’est-à-dire le titre global.
Les titres de chapitre, ou en tout cas les titres de grands chapitres, doivent être déclarés comme des titres de niveau 1. Il peut y avoir comme ça jusqu’à six niveaux de titres. Le titre de niveau 1 sera le titre hiérarchique le plus important. Les titres de niveau 6, les titres les plus bas.
Ici, par exemple, le titre de la sous-section d’un chapitre pourra être en titre de niveau 2.

Ce qui est important à retenir, c’est qu’il ne faut pas utiliser un niveau de titre pour son style graphique mais bien pour sa sémantique.
Un titre annonce toujours un contenu, vous ne pouvez pas mettre juste un titre par exemple sur un lien, ça n’a pas d’intérêt.
Et, donc, voilà, bien dissocier le style graphique du style de titre.
Parce que, par exemple, on pourrait très bien avoir exactement la même mise en page que ce que je vous ai indiqué précédemment, mais en ayant joué sur les styles que vous pouvez gérer ici [onglet « Accueil », partie « Police »], sans gérer finalement les niveaux de titres qui se trouvent dans la gestion des styles.
Ça, c’est quelque chose à ne pas faire. Il faut bien déclarer les titres.

6. Générer une table des matières automatiquement

L’avantage avec cette déclaration de titres, c’est que ça va vous permettre également de pouvoir générer un sommaire, une table des matières de façon automatique.
Alors, évidemment, quand vous avez peu de pages dans votre document, ce n’est pas du tout quelque chose d’obligatoire, mais par contre, dès que vous commencez à avoir un document un peu plus important, d’un certain nombre de pages, d’une dizaine de pages, on vous conseille d’utiliser donc ces tables de matière qui permettent également de naviguer plus facilement au sein du document.

Donc, pour ajouter une table des matières dans votre document, vous pouvez aller dans l’onglet « Références », sur le bouton « Table des matières » et choisir une table des matières automatique.
Donc, ça vous permet d’afficher la table des matières et de la mettre à jour automatiquement au fur et à mesure de la construction de votre document.

Si vous ajoutez un chapitre, un sous-chapitre, une sous-catégorie, vous mettez à jour votre table des matières en cliquant dessus et en appuyant sur le bouton « Mettre à jour la table » et le sommaire, la table des matières va se mettre à jour automatiquement.

7. Vérifier la structure avec le volet de navigation

Pour être sûr d’avoir bien en place cette structure de titres et de ne pas avoir fait d’erreur dans votre structure, vous pouvez utiliser ce qu’on appelle le volet de navigation.
Le volet de navigation, vous pouvez l’afficher en cliquant dans l’onglet « Affichage », en cochant « Volet de navigation ».
Alors, il se peut que, si vous avez un écran pas très grand, pas très large en tout cas, si vous avez réduit votre fenêtre de Word, toutes ces cases-là se trouvent dans un autre bouton qui s’appelle « Affichage » ou « Afficher », de mémoire.
Et en tout cas, il faut cocher la case « Volet de navigation », ce qui va vous afficher le volet de navigation, dans lequel vous allez retrouver toute votre structure de titres et ce qui correspond à votre table des matières. Ça vous permet d’avoir toujours le contrôle visible quelle que soit la page sur laquelle vous vous trouvez dans votre document et ça vous permet également de repérer certaines erreurs que vous auriez pu faire dans votre document.

Typiquement, le fait par exemple de faire passer un titre sur deux lignes. Pour bien passer un titre sur deux lignes, le raccourci, ça va être shift + entrée et pas entrée tout court.
Si vous utilisez la touche entrée, ça va vous créer deux titres.
Donc, finalement, le volet de navigation va vous permettre de contrôler ces petites erreurs, vous allez vous rendre compte que votre titre sur deux lignes est considéré comme deux titres différents. Vous pourrez alors reprendre.

Ce qui peut aussi parfois arriver, c’est que, en construisant votre document, vous êtes en train de faire un titre ou vous voulez finalement mettre un peu plus d’espace avant votre titre, peu importe, vous sautez une ligne et ce qui va se passer, c’est que vous risquez de créer un titre vide.

Donc, ce volet de navigation ici vous permettra tout de suite de repérer ce type d’erreur, que vous n’ayez pas de titre vide qui reste dans votre document ou que vous n’ayez pas un titre coupé en deux et considéré comme deux titres différents.

8. Ne pas insérer de ligne vide pour la mise en page

Autre bonne pratique… Ce qui arrive souvent, en fait, quand on crée un document, c’est qu’on utilise la touche entrée pour créer des espaces entre les différents paragraphes.
C’est une mauvaise pratique d’accessibilité car ces espaces vides sont parfois, la plupart du temps… C’est possible… Ils peuvent être restitués par les lecteurs, donc, on peut entendre par exemple « vide ». Le lecteur d’écran, la synthèse va dire « vide ».
Donc, déjà, c’est désagréable pour les personnes qui utilisent les lecteurs d’écran et, parfois, comme par exemple sur les pages de couverture, sur lesquelles on a beaucoup d’espaces, potentiellement, on peut se retrouver avec beaucoup d’espaces, beaucoup d’entrée, d’espaces vides, ce qui ne va vraiment pas être terrible et ce qui va être un peu perturbant pour les lecteurs d’écran.
De la même façon, si on se trouve au milieu du document et qu’il y a beaucoup d’espaces vides, la personne qui utilise le lecteur peut se dire que le document est fini et qu’il n’y a plus rien après.

Pour éviter ça, il faut bien utiliser la fonctionnalité de paragraphe de Word.

[Présentation d’un document Word avec le bouton « Afficher les marques de mise en page » de la partie « Paragraphe » de l’interface activé.]

Autre petite astuce, pour les repérer, déjà, c’est ici, là, dans « Accueil », vous pouvez afficher en utilisant cette petite icône, « Afficher les marques de mise en page » du document.
Ici, vous voyez bien que vous avez un retour à la ligne, on était sur un titre, on a un retour à la ligne, on a un paragraphe et un retour à la ligne, et ici, vous avez deux autres marques qui vous indiquent qu’on a deux autres retours à la ligne [2 paragraphes vides] qui, potentiellement, vont être restitués par le lecteur.

Donc, comment faire pour faire des espaces sans faire de retour à la ligne ?
Et bien, il faut toujours aller dans « Accueil », au niveau de « Paragraphe », ici, cliquer sur la petite flèche en bas à droite qui va afficher la modale de gestion plus détaillée des paragraphes.

[Exemple d’un document sans espace entre deux paragraphes. la fenêtre modale « Paragraphe » est ouverte sur l’onglet « Retrait et espacement ».]

On voit ici qu’on a un espace qui n’est pas très important, on voudrait mettre plus d’espace entre ces deux paragraphes. Vous pouvez jouer avec les espacements qui sont ici, en créant soit des espacements avant, soit après.
Ici, on peut recréer le même type d’espace que vu précédemment, mais cet espace-là sera bien dans la mise en page et ne sera pas créé par les retours à la ligne qui seront restitués par les lecteurs, donc ces espacements ne seront plus restitués par les lecteurs.

9. Renseigner les textes alternatifs des images porteuses d’informations

Neuvième bonne pratique : elle concerne la gestion des images.
Les images, pour être restituées notamment aux lecteurs, doivent être accompagnées de texte alternatif.

On fait bien la distinction entre les images porteuses d’informations et les images qui ne seraient pas porteuses d’informations. On doit renseigner des textes alternatifs uniquement sur les images qui sont porteuses d’informations.

Là, j’ai pris l’exemple d’un logo. Donc « porteuses d’informations », je refais un petit point là-dessus, c’est porteuses d’informations qui ne seraient pas déjà dans le document, c’est-à-dire que, si une image contient du texte qui, par ailleurs, est déjà dans le corps de texte de votre document, cette image devient, pour le coup, complètement décorative, elle n’apporte pas d’information supplémentaire, donc, il faut bien faire cette distinction entre une image qui apporte de l’information en elle-même, supplémentaire, et une image qui, du coup, reste décorative ou n’apporte pas d’information supplémentaire.

Donc, pour toutes ces images porteuses d’informations supplémentaires, qui ne sont pas déjà dans le texte, la façon de faire pour y associer un texte alternatif, c’est de faire clic droit sur l’image. Ça vous ouvre un menu contextuel, dans lequel vous pouvez cliquer sur « Afficher le texte de remplacement ».
À ce moment-là s’ouvre le volet sur la droite du texte de remplacement dans lequel vous pouvez, ici, mettre un texte de remplacement.

Il faut être vigilant parce que ça arrive de plus en plus que Word, dans un but d’accessibilité, et à la base, ça part d’un bon sentiment, génère lui-même des descriptions des images que vous allez pouvoir insérer dans votre document. Toutefois, ce n’est pas parce que l’image va être décrite qu’elle est porteuse d’informations.
Donc, il faut bien être vigilant, quand vous faites un copier-coller notamment d’une image que vous avez pu prendre sur un autre document Word ou un autre document PowerPoint, par exemple, ou que vous avez pris sur Internet, car, potentiellement, ça peut arriver qu’il y ait déjà un texte alternatif associé à cette image.

Donc, il faut quand même aller vérifier les textes de remplacement de chacune de vos images.
Il faut bien vous poser la question : est-ce que mon image apporte réellement une information supplémentaire ou pas ? Si c’est le cas, vérifier que le texte alternatif correspond à l’information véhiculée par votre image, parce que même si c’est une image qui apporte une information, l’information qu’elle donne ne correspond pas forcément au texte alternatif qui a été généré par ailleurs.

Par exemple, si vous prenez une image de la bibliothèque, de la photothèque par défaut proposée par Word, toutes les images sont associées par défaut d’un texte alternatif qui décrit l’image. Ce qui peut potentiellement poser un souci, puisque si ça se trouve, la description de votre image n’apporte aucune information concrète, et il faudrait plutôt, à ce moment-là, que l’image soit ignorée. Donc, soyez vigilants avec ça.

Ce qui peut également arriver, c’est que, parfois, ce soit finalement le nom de fichier de l’image qui soit inséré automatiquement comme texte de remplacement.
Donc, c’est bien, systématiquement, quand on insère une image, d’aller vérifier qu’il y ait bien, ou pas, un texte de remplacement.

10. Déclarer les images non porteuses d’informations comme décoratives

Donc, justement, le pendant de ces images porteuses d’informations, ce sont les images non porteuses d’informations, qui sont décoratives et qu’il faut bien déclarer comme telles.
Alors, il y a une fonctionnalité nouvelle qui est apparue récemment dans Word, en tout cas, elle n’est pas disponible sur les anciennes versions de Word, si vous disposez d’une version par exemple 2016, la case à cocher « Marquer comme décorative » n’existe pas

Dans ces cas-là, il faut que vous vérifiiez que, dans le texte de remplacement, le champ reste vide. Ce sera un équivalent du fait de cocher la case « Marquer comme décorative ».

Le fait de marquer comme décoratif va permettre vraiment de totalement ignorer cette image, et notamment de l’ignorer pour le vérificateur d’accessibilité qui est compris dans Word.

Voilà, donc… C’est assez important de gérer ces images.

De la même façon, autre que les images, tous les petits graphiques qu’on va utiliser pour de la mise en page, de la décoration pour notre document, des filets de séparation, des aplats de couleurs, ce genre de choses, sont considérés comme des images, donc, potentiellement, il faut aussi veiller à bien marquer comme décoratifs tous ces éléments de décoration et de mise en page de votre document Word.

Vérifier l’accessibilité du document

Au-delà de ces premières bonnes pratiques que je vous ai données, il en existe d’autres, mais on ne peut pas toutes les voir aujourd’hui, il existe un outil de vérification d’accessibilité dans les dernières versions de Word également.

Vous pouvez le trouver en allant dans l’onglet « Révision », bouton « Vérifier l’accessibilité », et à nouveau « Vérifier l’accessibilité » et ça va vous ouvrir donc un volet « Accessibilité » dans lequel Word va vous lister potentiellement les erreurs d’accessibilité qui peuvent encore rester dans le document.

Je dis « potentiellement » et j’émets des réserves sur ce vérificateur, c’est très bien de l’utiliser et je vous conseille de l’utiliser, cependant, il ne peut pas mettre en avant toutes les erreurs.
Par exemple, si, justement, vous avez copié-collé une image d’un autre document, cette image pourrait avoir potentiellement un texte alternatif associé, le vérificateur ne va pas vérifier la pertinence de ce texte de remplacement. Donc, le vérificateur, pour lui, il a un texte de remplacement, c’est tout bon, il n’y a pas d’erreur d’accessibilité.

Donc, ça vous permet de faire une première vérification, cet outil, mais il y a quand même un travail de vérification manuelle à faire en plus. Ça vous permet surtout de dégrossir.
Néanmoins, ça vous met en avant potentiellement des objets ou des images qui ne seraient pas détaillés ou sur lesquels il n’y aurait pas de texte de remplacement, qui ne seraient pas déclarés comme décoratifs, également de mettre en avant quelque chose dont on n’a pas forcément parlé, mais le fait que certaines images ne sont pas alignées au texte, et ces images ne seraient donc potentiellement pas restituées, en tout cas, leur texte alternatif peut ne pas être restitué par les lecteurs. Ça vous met en avant ce type d’erreurs.

Également les contrastes, ça calcule… Évidemment, les contrastes des textes saisis dans Word, mais ça ne pourra pas calculer les contrastes des textes qui sont sur les images porteuses d’informations, par exemple.

Donc, ça permet de bien dégrossir mais ça reste quand même un outil auquel il faut faire attention. Il reste toujours une part de contrôle manuel à avoir.

Sauvegarder en PDF

Et donc, enfin, comment sauvegarder en PDF ?
Si votre document Word est accessible, en suivant toutes les bonnes pratiques évoquées aujourd’hui, le PDF sera accessible également.
À condition de respecter quelques petites configurations au moment où vous transformez votre document Word en PDF.

1. Renseigner un titre de document dans les informations

Donc la première chose à faire, et avant de sauvegarder en PDF, c’est d’aller donner un titre à votre document principal, au-delà du titre de fichier. C’est-à-dire que, quand vous enregistrez votre fichier, vous allez donner le titre de votre fichier, qui sera le nom de fichier .docx.
Quand on enregistre un PDF et qu’on ouvre après le PDF dans Acrobat, il y a un onglet qui va s’ouvrir, un peu comme l’onglet d’une page Web, qui va contenir un titre également. Ce titre, du coup, s’il n’y a pas de titre « propre » de déclaré, il va reprendre le nom du fichier, ce qui parfois n’est pas toujours très propre et ne correspond pas tout à fait au titre informatif du fichier.
Pour mettre un titre à cet onglet, il faut aller dans « Fichier », « Informations » et, ici, vous trouvez un champ en face de « Titre ».
C’est ici qu’il faut mettre le titre informatif de votre document, ce qui permettra aussi à une personne qui a plusieurs fichiers PDF d’ouverts de passer d’un fichier à un autre de la même façon qu’elle va passer d’une page Web à une autre, d’où l’importance également de bien titrer ses pages Web quand on fait un site Web.
Donc, bien donner ici un titre.

2. Enregistrer en PDF

Ensuite, vous passez donc par la fonction « Enregistrer sous ».

Il est possible que, si vous avez installé sur votre machine Adobe Acrobat Pro notamment, on vous propose en plus, dans le menu de fichier, un bouton « Exporter en PDF », qui va s’afficher automatiquement quand vous avez Acrobat Pro d’ouvert. On ne vous conseille pas de passer par cette fonctionnalité qui ne fonctionne pas toujours très bien et qui ne prend pas en compte en tout cas toutes les balises.

Il faut bien passer par « Enregistrer sous ». Une fois que vous avez enregistré sous PDF, il faut cliquer sur « Options ».
Soit ça vous ouvre directement la fenêtre, soit vous avez une première fois « Options » puis une deuxième fois « Options » pour afficher cette petite fenêtre « Options » détaillée dans laquelle vous avez un paragraphe « Inclure les informations non imprimables » dans lequel il faut bien cocher toutes les cases, c’est-à-dire :

• « Créer des signets »
• « Prendre en compte les propriétés du document »
• et surtout « Prendre en compte les balises de structure du document pour l’accessibilité ».

Très souvent, par défaut, la dernière case, les balises de structure, ne sont pas cochées. D’où le fait de bien passer par cette fenêtre « Options » pour bien vérifier que ça inclut toutes les balises.

Donc, le fait d’inclure ces balises va notamment… Là, on retrouve un exemple de document dans Acrobat Reader… Ici, on voit qu’on a bien un titre propre et non pas un titre.pdf. C’est la façon assez rapide de vous rendre compte tout de suite que vous avez bien titré votre document ou non.
Et également, ici, dans « Signets », on va retrouver toute notre structure de titres qui va permettre donc aux utilisateurs, notamment de lecteur, de naviguer d’un titre à un autre.
On va également bien y retrouver les textes de remplacement, notamment sur les images, et toutes les autres informations potentiellement importantes pour l’accessibilité.

Des questions ?

Et j’en aurai fini un petit peu en avance, comme ça, vous avez bien l’occasion de me poser des questions sur cette présentation !

Jules :
— Merci Jennifer. Je vais prendre la suite pour prendre les questions.
Je ne me suis pas présenté, c’est moi, Jules, c’est moi qui ai fait un petit peu la modération. Sur la première conférence, Sébastien a pris la parole en premier. Je n’ai pas pris cette liberté. Au niveau des questions, il y a la petite question piège de Bernadette, qui disait :

Quid des documents Libre Office ?

Jules :
— Là, pour le coup, les règles générales s’appliquent, mais c’est vrai que c’est moins… Les outils spécifiques ne sont pas les mêmes.

Jennifer :
— C’est ça. Les outils spécifiques ne sont pas les mêmes. Je ne suis pas une spécialiste d’Open Office. Mais toutes les bonnes pratiques qu’on a vues au début, les couleurs, l’alignement des textes à gauche, les majuscules accentuées, tout ça, c’est vraiment… Vous pouvez les reprendre sur n’importe quel type de document.
Je pense quand même que Libre Office reprend généralement les mêmes fonctionnalités, donc j’imagine, j’espère, il faudrait que j’aille vérifier personnellement, je pense que vous pouvez retrouver les mêmes fonctionnalités sur Libre Office. Simplement, elles ne sont peut-être pas tout à fait aux mêmes endroits.

Jules :
— OK. On a une autre question d’Anthony qui dit :

Faut-il vérifier l’accessibilité des PDF via PDF Accessibility Checker ou plutôt Acrobat Adobe qui, lui, est payant ; en vérifiant l’accessibilité d’un même PDF, ces deux logiciels ne donnent pas les mêmes erreurs, lequel est le plus fiable ?

Jennifer :
— Il y en a qui est beaucoup plus exhaustif, et notamment… C’est PDF Checker, dont vous parliez, notamment, il est calqué sur les normes internationales qui sont plus strictes, donc, il rentre un peu trop dans le détail… Ce n’est pas parce qu’un document PDF n’est pas accessible pour cet outil qu’il ne l’est pas du tout, en fait. On vous conseille plutôt de vérifier certains éléments via PDF Acrobat Reader, notamment en vérifiant les signets, que tout est bien balisé, que vous avez les alternatives sur les images, en vérifiant les contrastes, l’alignement des textes, etc., en vérifiant que vous avez bien un sommaire… Voilà.

[Coupure de la vidéo]

Jennifer :
— …ces outils ne prennent pas en compte notamment les balises de structure, donc, il faut bien passer par « Enregistrer sous », et même si vous avez Acrobat Pro, passez par là. Maintenant, sur les dernières versions de Word, l’export et l’enregistrement en PDF est bien géré.

Jules :
— Autre question de Myriam :

Est-il nécessaire d’écrire en grande taille ? Calibri 14, par exemple ? Ou est-ce qu’on peut se contenter de se dire que le lecteur utilisera son zoom ?

Jennifer :
— Si c’est un document qui reste numérique, comme c’est plutôt le cas aujourd’hui de nos conférences, on est sur le numérique, il n’y a pas de taille minimum particulière à respecter puisque effectivement, l’idée de l’accessibilité numérique, c’est que l’utilisateur peut adapter à ses besoins. Donc, il pourra changer totalement les couleurs, la typographie, il pourra zoomer ou dézoomer puisque, parfois, certaines personnes auront besoin de dézoomer. Donc, si vous savez que vous transmettez le document sous forme numérique, vous n’avez pas particulièrement à respecter ça. Après, transformer en PDF, c’est déjà un peu plus compliqué de modifier la taille des textes, etc., mise à part le fait d’utiliser une loupe, justement. Donc, une bonne pratique quand même, peut-être, est d’utiliser du 12 pixels minimum pour vos textes.

Jules :
— Merci. Est-ce qu’il y a d’autres questions sur la conversation ?
Je n’en vois pas.
Une question de Jonathan de Temesis :

Y a-t-il des nouvelles normes en cours de rédaction… ?

Jules :
— C’est une remarque, ce n’est pas une question.

Jennifer :
— C’est possible. Tout à fait. La taille minimum, c’est un peu délicat. C’est vrai que, sur papier, il y a forcément…

Jules :
— Ah, Sophie demande si les PDF générés par scanner sont accessibles.

Jennifer :
— Je ne pense pas. J’avoue que je ne suis pas spécialiste en logiciels de scan. C’est possible que, peut-être, maintenant… En fait, mon impression, c’est que, quand on passe par un scanner, ça va être transformé en PDF, mais en PDF image parce que, finalement, on peut faire deux types de PDF, on peut faire des PDF comme une image, et là, rien ne sera accessible, ou faire des PDF accessibles qui détaillent tous les éléments du PDF, donc ça va dépendre un peu du logiciel que vous utilisez avec votre scanner. C’est possible qu’il y ait une reconnaissance maintenant des images textes et qui transforme ça en texte, mais là, encore une fois, je ne suis pas spécialiste sur ces outils-là.

Jules :
— Je ne vois pas d’autre question sur… Y aura-t-il un référentiel précis… Ah si, Anthony pose une question :

Y aura-t-il un jour un référentiel précis pour les PDF et les documents Word de la même manière que le RGAA ?

Jennifer :
— Je ne crois pas que ce soit d’actualité, encore une fois. Jonathan a l’air un peu plus au fait que moi là-dessus. C’est possible peut-être qu’il y ait des normes qui arrivent un peu plus précises, notamment pour tout ce qui est documents. Mais pas à ma connaissance en tout cas.

Sébastien :
— Comme j’ai le droit d’avoir le micro, je me permets. Je sais que le gouvernement luxembourgeois travaille sur la question. Donc, il est possible qu’on ait une norme d’évaluation de l’accessibilité des documents PDF qui vienne d’un pays voisin, le Luxembourg. Et probablement d’autres pays aussi travaillent sur la question. Donc, on en héritera. Mais je ne pense pas que ce soit identifié aujourd’hui comme un sujet au sein de l’État français par contre.

Jules :
— Est-ce qu’on a d’autres questions ?
Non ?
Il y a le constat en effet que le Luxembourg est très fort et est en avance sur pas mal de questions.
S’il n’y a pas d’autre question…

Jennifer :
— Si, je crois que j’en vois une… On me demande si le GAAD est une ressource à indiquer à des Webmasters.
Ce n’est pas forcément une ressource, c’est plutôt… Après, je ne suis pas allée voir plus dans le détail, je ne sais pas s’ils mettent en avant des ressources, mais l’idée, c’est que, tous les ans, il y a beaucoup d’évènements au niveau international lors de cette journée-là, donc, c’est plutôt un endroit où on peut trouver tous les ans plusieurs conférences sur le sujet. Après, je ne pense pas que ce soit forcément une ressource particulière. Ça peut être quelque chose d’indiqué pour de la culture ce jour-là, mais…
Je ne suis pas sûre qu’on y trouve beaucoup de ressources, en fait.

Jules :
— OK.
Pour étoffer, il y a effectivement une page de ressources sur le site de la GAAD, qui regroupe pas mal d’outils et d’autres liens utiles de ce côté-là.

Est-ce qu’on a d’autres questions ?
Je crois qu’on est bons.

Écoutez, si je ne vois pas d’autres questions, je pense qu’on est bons. Je vous rappelle que le webinaire plus sa retranscription seront disponibles sur le blog d’Ideance dans les prochains jours pour revoir la vidéo et éventuellement les questions s’il y en avait besoin. Pour ce matin, c’est terminé. On se retrouve à 15h pour une conférence d’Élisa qui vous apprendra à gérer vos contenus de réseaux sociaux.
Je vous mets le lien dans le chat.
Hop.
Et je vous mets le lien général pour avoir la conférence suivante.

Jennifer :
— Merci à tous.

Jules :
— Merci beaucoup.

Jennifer :
— Et peut-être à tout à l’heure. Bon appétit.

Jules :
— Bon appétit tout le monde.